W firmie produkującej silniki (2 zakłady produkcyjne: Kielce - 100 ludzi, Bydgoszcz - 200 ludzi, centrala w Katowicach - 100 ludzi) rocznie powstaje 100 tys. stron dokumentów, których celem jest przekazanie informacji. Uwzględniono zarówno zwykłe notatki służbowe jak i obszerne raporty i analizy. Powstają one kosztem 10 mln złotych (koszt czasu ludzkiego, materiałów, itp.), a jedynie 20% z nich jest archiwizowanych. Reszta po przeczytaniu trafia do kosza. Dzieje się tak z co trzecim kserowanym dokumentem. Co prawda rozwój poczty elektronicznej zmniejsza ilość marnowanego papieru, ale nie redukuje ilości czasu marnowanego na pisanie niepotrzebnych lub zbyt rozwlekłych wiadomości.
Zadanie: Zarząd firmy uznał, że trzeba coś zrobić, by zacząć oszczędzać czas i papier. Zostałeś menedżer projektu "uprościć komunikację". Od czego zaczniesz pracę? Wypisz czynności, które podejmiesz, by przeanalizować przyczyny problemu. Jak sądzisz, z czego mogą wynikać obecne problemy z komunikacją?
Maruta7
Obecne problemy z komunikacją i nadmiar dokumentów wynikają z braku narzędzia, które pozwoliłoby zoptymalizować ten proces. Na moim stanowisku pracy w ciągu pierwszego kwartału zbadam za pomocą ankiet i rozmów wszystkie potrzeby kuminikacyjne poszczególnych działów firmy z różnych miast. Następnie ogłoszę przetarg poszukujący podwykonawcy, który na bazie opracowanych wyników badań zaplanuje stworzenie dedykowanego dla firmy oprogramowania CRM, dzięki któremu wszystkie informacje i kopie dokumentów dostępne będą dla każdego online po zalogowaniu się do aplikacji. W ciągu kolejnego kwartału przewiduję wdrożenie informatyczne projektu, kolejnego przeszkolenie pracowników i ulepszenie aplikacji. W efekcie wszystkie dane i materiały dostępne będą w chmurze, druk zostanie zredukowany do zera, a czas na wprowadzanie informacji zostanie zmniejszony co najmnień o połowę.