Question

Wykorzystanie komputera w pracy biurowej- preferat

Answer 1

Rola komputera w pracy biurowej

W nowoczesnych i prężnych firmach, w których każdy pracownik ma zazwyczaj do dyspozycji komputer oraz nastąpiła wąska specjalizacja poszczególnych działów i pracowników, powoli zanika konieczność posiadania sekretarki w znaczeniu osoby, która prowadzi korespondencję firmową. W najszybszym stopniu zanika ich rola jako maszynistek przepisujących pisma na maszynie.

Wizja pani Krysi lub Kasi, która dostaje ręcznie napisane kilka słów od swojego szefa, z czego ma zredagować pismo do poważnej instytucji, może jeszcze być akceptowana. Jednak trudne do wyobrażenia jest aby każdy kontakt wewnątrz i na zewnątrz, każda uzyskana informacja, każdy dokument był przechowywany w szafie czy biurku sekretarki i był przetwarzany i kontrolowany tylko przez nią.

Jednak ilość dokumentów w rozwijającym się przedsiębiorstwie ciągle wzrasta. Jak poradzić sobie z ich zarządzaniem biorąc pod uwagę fakt, że coraz więcej osób wykorzystuje informacje w nich zawarte? Właściwa i globalna ewidencja jest konieczna ze względu na fakt, że te informacje są wykorzystywane również przez innych pracowników:
1. W ramach jednego działu konieczne jest, by każdy pracownik mógł w szybkim czasie uzyskać informację np. do działu sprzedaży dzwoni klient z pytaniem, kiedy otrzyma fakturę za towar. A ona została wysłana dwa dni temu i każdy pracownik działu sprzedaży powinien w szybki sposób móc to sprawdzić.
2. Są to zdarzenia ze sobą skorelowane - omawiając powyższy przykład księgowość nie ma podpisanej kopii faktury, czemu? Bo została wysłana dwa dni temu i czekamy na jej odesłanie
3. Dostęp do informacji nie może zależeć od czasu, jaki upłynął od jej otrzymania - np. po upływie dłuższego czasu musimy zrobić ofertę bardzo podobną do tej, jaka została wysłana do firmy X - tylko gdzie jej szukać?

Podane przykłady mogą wydawać się błahe, jednak po zastanowieniu sami przypomnicie sobie sytuacje, w których cenny czas pracy (i to kilku osób) był tracony na wyszukiwanie pisma, czy informacji o jego wysłaniu.