Question

Syarat-Syarat membuat mail merge!

Answer 1

1. Kita buat dulu naskah utama dokumen yang ingin dibuat. Misalnya untuk kepala surat seperti di bawah ini {beri jarak untuk menaruh nama dan alamat).
2. Kemudian kita jalankan mail merge wizard, caranya klik menuMaillings kemudian klik Start Mail Merge (pada grub start mail merge) lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Akan muncul wizard di sebelah kanan. Pada step pertama kita pilih dulu document type Letterskemudian klik tombol Next di bagian bawah wizard.
4. Pada step kedua pilih User the current document. Kemudian klikNext.
5. Pada step ketiga ini kita pilih Type a new list. Kemudian klik Create.
6. Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data nama dan alamat untuk surat nantinya. Secara default nama kolom sudah terbentuk, namun untuk penyesuaian kita buat kolom baru saja. Caranya klik Costumize Columns.
7. Kemudian hapus semua field names yang ada.
8. Setelah terhapus buat lagi yang baru dengan nama yang bisa kamu sesuaikan. Klik OK, kemudian klik OK lagi.
9. Jadi sudah terbentuk kolom yang baru dimana hanya terdiri dua kolom saja. Isikan data sesuai dengan yang akan dimasukan ke surat nanti, seperti nama dan alamat. Jika sudah klik OK.
10. Setelah klik OK, kamu akan diminta untuk menyimpan file tersebut dengan nama yang bisa kamu sesuaikan.
11. Setelah menyimpan, kamu bisa menyeleksi data mana yang akan digunakan. Setelah itu,  klik OK.
12. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
13. Letakkan kursordi bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings, grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama.
14. Lakukan hal seperti di atas untuk menaruh data alamant.
15. Untuk melihat hasilnya, klikPrivew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per satu.
16. Jika ingin melihat hasil lainnya, tinggal ganti saja index nomornya menjadi nomor data pada tabel data tadi. Misal untuk melihat hasil data nomor dua, ganti saja index nomornya menjadi 2.
17. Setelah semuanya dirasa sudah benar, kita bisa menyimpannya sebagai dokumen baru ataupun mencetaknya langsung.
Untuk tahap akhir ini, kita klik tombol Finish & Merge, lalu pilih:
Edit Individual Documents… untuk menyimpan hasil dari mail merge yang dibuat tadi ke dalam dokumen baru. Sangat disarankan untuk memilih opsi ini agar dokumen tersimpan dan tidak hilang. Pada dokumen baru ini, semua surat akan ditampilkan per halaman.Print Documents… untuk mencetak langsung dokumen surat langsung.

Semoga bermanfaat ya.