Question

Que es un arqueo de caja: quien lo realiza, en qué momento se realiza, que busca, qué ocurre si no es correcto, qué tipo de sanciones
Cuáles son las instrucciones para realizar un arqueo.

Answer 1

El arqueo de caja es una medida empleada por las empresas con el fin de reforzar la efectividad del control interno para el correcto uso del efectivo que se maneja, dado que por su naturaleza, es el activo que más se presta a manejos no idóneos.

El efectivo se entiende como todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medios de pago, propiedad de la empresa y cuya disponibilidad  no está sometida a ninguna restricción.

El arqueo de caja consiste en hacer un conteo físico del efectivo, cheques, valores y cualquier otro elemento que se encuentre en manos de un cajero, así como también de cualesquiera documentos que respalden justificadamente su ausencia, tal como facturas de gastos, vales, etc. que se compara con lo registrado en los sistemas de ventas, ya sean electrónicos o físicos, con el fin de comprobar que el manejo del efectivo se realizó transparentemente, sin inconvenientes.

El arqueo de caja lo debería realizar el departamento de Administración o ventas, el que se responsable directo de la gestión de las cajas, ya sea por cuenta propia o por solicitud del departamento de Contabilidad, Finanzas o Auditoría.

El tiempo en que se realiza depende de las características operativas y de ventas de la empresa. En este sentido, una empresa con un alto volumen de manejo de efectivo por caja, lo más común es que el arqueo se realice diariamente, al cierre de la jornada laboral.

Un arqueo de caja, dependiendo de la jornada laboral de la empresa debería tener en cuenta algunos aspectos:

.- Puede ser realizado de manera sorpresiva y simultánea con el resto de las cajas.

.-  Deberá contarse absolutamente todo lo que se encuentre  en poder del cajero, sin pasar por alto cualquier documento que respalde la utilización del efectivo faltante (caja chica) o ingresos que estén pendientes por depositar.

.-  Es indispensable que mientras dure el arqueo el responsable de la caja esté presente y que no se permita su ausencia.

.- Se debe llenar un formulario donde se deje evidencia detallada de todo lo encontrado.

En un arqueo es posible que haya diferencia entre lo encontrado con respecto al saldo registrado en el sistema. Estas diferencias o errores pueden ser voluntarios o involuntarios.

Generalmente lo errores involuntarios lo comete el cajero y el mismo departamento de Contabilidad.

Los errores involuntarios en el manejo del efectivo, dependiendo de sus consecuencias, puede llevar a una amonestación escrita al cajero o a realizar mejoras en el proceso de administración de caja o realizar aclaratorias o adiestramiento extra en el manejo de la caja. Eso no implica que no se pueda decidir despedir a un cajero, si los errores son frecuentes o sus consecuencias represente una pérdida de alto costo para la empresa.

Los errores voluntarios representan un causal de despido, y dependiendo del daño, puede conllevar a acciones penales.


Espero haberte ayudado.