Question

Jelaskan langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan kontrol terhadap sistem pengelolaan arsip​

Answer 1

Jawaban:

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk melakukan kontrol terhadap sistem pengelolaan arsip adalah sebagai berikut:

1.Identifikasi dan klasifikasi arsip: Identifikasi jenis arsip yang ada dalam sistem pengelolaan arsip, seperti dokumen, surat, laporan, atau lainnya. Kemudian, klasifikasikan arsip tersebut berdasarkan jenis, tanggal, atau topik.

2.Pemberkasan arsip aktif: Pemberkasan arsip aktif memuat klasifikasi arsip, uraian informasi arsip, dan nomor arsip. Arsip aktif harus disimpan dengan rapi dan mudah diakses.

3.Penataan arsip inaktif: Penataan arsip inaktif dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Arsip inaktif harus disimpan dengan rapi dan aman.

4.Pembuatan daftar arsip: Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung.

5.Penyusutan arsip: Penyusutan arsip dilakukan dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan lembaga yang mengelola arsip.

6.Evaluasi sistem pengelolaan arsip: Evaluasi sistem pengelolaan arsip dilakukan untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan dari sistem pengelolaan arsip yang ada. Evaluasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas sistem pengelolaan arsip.

7.Pelatihan dan pengembangan: Pelatihan dan pengembangan dilakukan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang terlibat dalam pengelolaan arsip. Pelatihan dan pengembangan ini meliputi peningkatan keterampilan dan pengetahuan tentang pengelolaan arsip.