. ANTE TODO IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO CORPORATIVO
Un evento es una acción de comunicación que debe formar parte de su estrategia global de comunicación. Y como cualquier acción de comunicación, hay que saber qué se espera de ella. ¿Cuáles son sus objetivos? Esto le permitirá asegurarse de que la organización de un evento es también la mejor manera de cumplir estos objetivos.
Por último, el prisma de los objetivos también le ayudará a tomar ciertas decisiones relacionadas con la organización de un evento. No se espera lo mismo de una feria o un seminario.
2. SABER SIEMPRE PARA QUIÉN SE ORGANIZAN LOS EVENTOS CORPORATIVOS
El evento es una respuesta a medida para un problema de comunicación específico. Y la tipología de sus participantes (empleados, clientes, influencers, medios de comunicación, proveedores...) definirá qué experiencia puede ofrecerles. Un cliente mayor de 50 años, obviamente, no tendrá las mismas expectativas que un influencer de instagram. Sin embargo, es posible que su empresa tenga que abordar estos 2 objetivos mediante la organización de eventos como congresos, convenciones o veladas de relaciones públicas. Si conoce a sus invitados, le será más fácil elegir entre eventos atípicos o eventos inolvidables de creación de equipos.
3. ESTIMAR UN PRESUPUESTO REALISTA PARA FACILITAR EN GRAN MEDIDA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Todos queremos hacer felices a nuestros participantes, pero un evento tiene un precio importante que debemos prever. En función del presupuesto, podrá saber a qué tipo de locales y servicios puede recurrir. ¿Prefiere un hotel de lujo con un cóctel gastronómico o un salón de fiestas con un buffet gourmet?
Por supuesto, el presupuesto dedicado a la organización de su evento debe estar en consonancia con sus objetivos.
4. ELIJA UN LUGAR ADAPTADO A SU PROYECTO DE EVENTO
Hoteles, castillos, casas solariegas, salones de recepción, restaurantes, apartamentos, etc. Hay muchos y variados lugares para todo tipo de eventos empresariales. Antes de iniciar la búsqueda, piense en redactar un pliego de condiciones que defina el número de salas de reuniones necesarias, los requisitos del servicio de restaurante y alojamiento, por supuesto, con el presupuesto.
En función de la zona de recepción elegida, podrá beneficiarse de servicios llave en mano, un servicio de restaurante integrado, servicios técnicos incluidos, apoyo operativo, etc.
5. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE CONFIANZA
La experiencia que se ofrecerá a sus invitados dependerá al 100% de los proveedores de servicios que le acompañen en la organización de su evento. Están presentes en todas las etapas de sus convenciones, seminarios o fiestas de empresa. Recepción, catering, entretenimiento, decoración, técnica, seguridad, etc.
Por ello, le invitamos a redactar primero un conjunto de condiciones en las que describa su evento, el tipo de invitados, el horario y sus expectativas en cuanto a servicios.
Entonces es preferible utilizar plataformas profesionales para identificar proveedores de servicios recomendados. Además, sus servicios son gratuitos y sin comisión sobre los presupuestos por lo que haría mal en privarse de ellos.
Cualquier solución que le facilite la vida como gestor de proyectos de eventos es buena.
6. LA COMUNICACIÓN PREVIA ES ESENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Organizar eventos es generalmente reunir a sus clientes, prospectos, empleados, etc., por lo tanto, es esencial que estén presentes. En cuanto a la fecha y el lugar estén bloqueados, piense en hacer un save the date, una invitación informal que incite a desbloquear la fecha en su agenda. De este modo, podrá asegurarse de que están disponibles con mucha antelación, antes de enviarles las invitaciones en debida forma. Lo ideal es que el aviso de fecha se envíe al menos un mes antes del evento.
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. ANTE TODO IDENTIFICAR LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO CORPORATIVO
Un evento es una acción de comunicación que debe formar parte de su estrategia global de comunicación. Y como cualquier acción de comunicación, hay que saber qué se espera de ella. ¿Cuáles son sus objetivos? Esto le permitirá asegurarse de que la organización de un evento es también la mejor manera de cumplir estos objetivos.
Por último, el prisma de los objetivos también le ayudará a tomar ciertas decisiones relacionadas con la organización de un evento. No se espera lo mismo de una feria o un seminario.
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2. SABER SIEMPRE PARA QUIÉN SE ORGANIZAN LOS EVENTOS CORPORATIVOS
El evento es una respuesta a medida para un problema de comunicación específico. Y la tipología de sus participantes (empleados, clientes, influencers, medios de comunicación, proveedores...) definirá qué experiencia puede ofrecerles. Un cliente mayor de 50 años, obviamente, no tendrá las mismas expectativas que un influencer de instagram. Sin embargo, es posible que su empresa tenga que abordar estos 2 objetivos mediante la organización de eventos como congresos, convenciones o veladas de relaciones públicas. Si conoce a sus invitados, le será más fácil elegir entre eventos atípicos o eventos inolvidables de creación de equipos.
3. ESTIMAR UN PRESUPUESTO REALISTA PARA FACILITAR EN GRAN MEDIDA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO
Todos queremos hacer felices a nuestros participantes, pero un evento tiene un precio importante que debemos prever. En función del presupuesto, podrá saber a qué tipo de locales y servicios puede recurrir. ¿Prefiere un hotel de lujo con un cóctel gastronómico o un salón de fiestas con un buffet gourmet?
Por supuesto, el presupuesto dedicado a la organización de su evento debe estar en consonancia con sus objetivos.
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4. ELIJA UN LUGAR ADAPTADO A SU PROYECTO DE EVENTO
Hoteles, castillos, casas solariegas, salones de recepción, restaurantes, apartamentos, etc. Hay muchos y variados lugares para todo tipo de eventos empresariales. Antes de iniciar la búsqueda, piense en redactar un pliego de condiciones que defina el número de salas de reuniones necesarias, los requisitos del servicio de restaurante y alojamiento, por supuesto, con el presupuesto.
En función de la zona de recepción elegida, podrá beneficiarse de servicios llave en mano, un servicio de restaurante integrado, servicios técnicos incluidos, apoyo operativo, etc.
5. SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE CONFIANZA
La experiencia que se ofrecerá a sus invitados dependerá al 100% de los proveedores de servicios que le acompañen en la organización de su evento. Están presentes en todas las etapas de sus convenciones, seminarios o fiestas de empresa. Recepción, catering, entretenimiento, decoración, técnica, seguridad, etc.
Por ello, le invitamos a redactar primero un conjunto de condiciones en las que describa su evento, el tipo de invitados, el horario y sus expectativas en cuanto a servicios.
Entonces es preferible utilizar plataformas profesionales para identificar proveedores de servicios recomendados. Además, sus servicios son gratuitos y sin comisión sobre los presupuestos por lo que haría mal en privarse de ellos.
Cualquier solución que le facilite la vida como gestor de proyectos de eventos es buena.
6. LA COMUNICACIÓN PREVIA ES ESENCIAL EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Organizar eventos es generalmente reunir a sus clientes, prospectos, empleados, etc., por lo tanto, es esencial que estén presentes. En cuanto a la fecha y el lugar estén bloqueados, piense en hacer un save the date, una invitación informal que incite a desbloquear la fecha en su agenda. De este modo, podrá asegurarse de que están disponibles con mucha antelación, antes de enviarles las invitaciones en debida forma. Lo ideal es que el aviso de fecha se envíe al menos un mes antes del evento.
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