Question

Berdasarkan pengertian kantor yang elah anda pelajari,analisislah dan uraikan fungsi kantor!

Answer 1

FUNGSI KANTOR YAITU:
1.Menerima Informasi
salah satu fungsi kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk  nformasi,seperti surat,panggilan telepon,pesanan,faktur,dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk,kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen

2.Merekam Informasi
fungsi kantor yang kedua yaitu untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atua record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu,rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan.

3.Mengatur Informasi
Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan  oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai Contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4.Memberi Informasi
Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabula pihak manajemen meminta informasi,kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima,dihimpun,diatur dan disimpan. Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental. Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

5.Melindungi Aset/Harta
Disamping yang fungsi yang lainnya, Kantor juga memiliki fungsi untuk melindungi aset atau harta. Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima,merekam,mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.