Question

Alur pengurusan penyimpanan arsip

Answer 1

  Pengurusan Surat Masuk dan Keluar dengan Buku Agendaa.       Prosedur Pengurusan Surat Masuk1)      PenerimaanTugas penerimaan surat adalah :·      Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk·      Meneliti ketepatan alamat si pengirim surat·      Menggolong-golongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian surat·      Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima2)      PenyortiranPenyortiran adalah kegiatan memilah-milah surat untuk diolah lebih lanjut. Tujuan penyortiran surat adalah :·      Untuk mengetahui jumlah surat yang masuk atau diterima·      Untuk menentukan prioritas penyelesaian surat·      Untuk mempermudah pengawasan penanganan surat.Pekerjaan penyortiran meliputi tugas-tugas :·      Memisahkan surat-surat untuk pimpinan, sekretaris, karyawan, dan surat dinas lainya·      Menggolong-golongkan surat dinas ke dalam tiga kelompok, yaitu surat dinas rutin, surat dinas penting, dan surat dinas rahasia·      Memisah-misahkan surat-surat yang memerlukan penanganan khusus, seperti surat tercatat/terdaftar, kilat, rahasia, pribadi, wesel pos dan sebagainya.3)      PencatatanSetelah surat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan. Petugas pencatatan tugas sebagai berikut :·      Membuka amplop, membaca, dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap inti maksud isi surat, dengan cara menggais bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting·      Memberi catatan penting yang harus ditangani pimpinan atau unit yang dituju·      Pemeriksaan lampiran-lampiran·      Membubuhkan cap (time stamp atau electrik clock dating machine) yang meupakan stempel agenda pada ruang yang kosong di bagian bawah atau atas halaman surat.4)      Mengagendakan surat masuk